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人工智能助力企业档案工作创新发展

作者:东软集团软件产品事业部 付展智

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2019-11-13 星期三

    当前,东软集团将人工智能等新技术与档案工作深度融合,提供更加稳健、智能、协调、易用的档案管理系统。随着数字经济的到来,东软集团面对的档案工作需求也发生着巨大的变化。近年来,东软集团也参与了一些企业的信息化建设,感受到了企业对于档案的重视,以及对于档案信息化建设需求的一些变化。

    东软集团坚持按照国家行业标准、客户公司的相关标准,为客户公司提供可执行、可落地的档案管理系统。如为某央企建设全集团统一的档案管理平台,统一管理模式、统一档案数据、统一报表输出、业务集中管控,实现了保护信息资产、全面服务业务、促进共享协同等目标。

    在档案服务以及档案利用方面,东软集团已经引入人工智能技术,可以实现以下管理目标:通过个性化推荐利用和对用户行为进行分析,能够帮助档案利用人员及时获取所需要的信息;定期对存储的数字档案资产进行检查,及时掌握数据质量情况;解决管理水平差异化的问题,用机器在效率环节接替人工,利用智能辅助档案工作;采用比对、识别、检测等计算机自动化处理,实现快速高效地收集各类档案资源;对标国家标准规范要求,并将标准推动工作的检查能力内置于系统;保证企业数字档案馆(室)应用系统建设需要,充分预留与业务系统对接的空间,支持海量的数据存储。

    传统的纸质档案经过数字化之后,在接收入库、进行系统中的挂接之前,一般需要进行检查,对此,国家出台了相应的规定。考虑到技术和人员的限制,之前一般是进行小范围的抽查。现在,图像质检工具能够辅助对档案数字化成果进行质量检查,主要提供档案目录、文件页数、文件格式、图像分辨率、目录与扫描件内容一致性等进行检查,并输出检查报告提供给质检人员。

    此外,在系统使用过程中,档案工作人员或兼职工作人员可能会面临各种业务上的问题。在这种情况下,人工智能辅助可以提供基于关键字、口语化和语义理解的问答,还能提供业务导航、业务咨询办理和知识问答等帮助。

    当前,东软集团已经通过智能化手段和自动化方式,将相关业务规则内置到档案管理系统,针对不同类型的档案提供相应的质量校验模型,然后进行自动化检查,这样可以定期或者随时对保管的电子档案进行检查,及时发现存在的隐患或者问题,保证所保管的电子档案的安全。结合数据治理工具,同时可以检查档案目录的完整性、档案编号的统一性、档案数据关联的准确性等。

    对于档案利用人员,档案检索利用个性推荐这一技术可以对其利用行为进行采集和记录,发现档案利用人员感兴趣或者急需的相关知识和内容,可通过邮件或者短信、微信等多种渠道帮助档案利用人员及时了解所需要的信息。同时,档案智能检索技术在对用户的使用行为进行收集和分析后,可以相应地根据用户的工作、兴趣等,通过智能排序,优先给用户展示相关内容,并提供智能化推荐。

    未来,东软集团将会进一步推进新技术和新应用场景的融合,为企业档案工作提供新的产品和相应的服务,以卓越的产品和技术指导驱动档案服务的效率与效能提升。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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