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基于业务驱动的企业档案工作

作者:比亚迪股份有限公司档案中心 王亚兰

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2019-11-13 星期三

    比亚迪股份有限公司是高新技术企业,公司坚持以档案工作为主轨道,向文件工作延伸,并延伸到文件材料的产生过程中,这个延伸不是“拍脑袋”想出来的,而是源于企业业务的需要,在业务实践中自然形成的。

    公司档案工作有两大特色:一是深入业务现场;二是流程管控。公司档案工作在文件材料形成过程中就延伸到业务端,延伸到四大业务现场,即产品的研发现场、生产现场、设计现场和建设现场。在产品设计阶段,会产生大量数据和图纸,很多三维数据是无法打印的,必须通过数据管理的方式去传输和保存,这是由公司产品特性决定的。当前,公司电子文件占文件材料产生总量的90%,纸质文件占10%,公司内部形成的电子文件主要是产品技术文件,纸质文件则涵盖职能业务部门产生的合同、订单、会计凭证、资产文件、公司的资质证明及公司合法经营文件等。

    公司对文件材料产生阶段进行控制,能够确保设计阶段、研发阶段及生产阶段产生的文件材料及时归档,保证了产品文件材料归档的完整性和及时性,实现了产品文件材料从产生到使用到归档的全生命周期管理,提升了归档质量,从而真正为企业保存了最有价值的文件材料,真正发挥了档案工作的价值。

    流程管控一直由公司文档中心负责,这是个良性循环,只有把文件材料产生流程管好,才能确保文件材料的规范,确保档案管理的规范,进而发挥前端控制的价值,提升工作效率。

    根据公司发展需求,公司当前建立了三大管理模式,分别为文档一体化管理模式、产品文件生命周期管理模式和360°文档管理模式,建立了文档管理体系(制造业)、工程文件管理体系(轨道交通产业)以及电子文件管理体系(集团),还建立了ECM(集团内容管理平台)。今年9月,ECM一期上线,打通了各业务系统之间的信息流转渠道,打通了研发、生产、销售等业务环节的信息流转渠道,打通了公司与外部客户、供应商之间的业务信息流转渠道,实现了对产品生命周期所有项目文件材料的管控,确保文件材料真实和有效,不仅为用户提供便捷高效的信息利用服务,还保障了公司信息资产的安全,实现了公司信息资源的整合与共享。

    数字环境下,公司档案工作者也将积极面对新的挑战,档案工作人员不仅要具备专业水平和专业能力,还要有开阔的视野和丰富的知识,要了解公司的设计体系、制造体系、研发体系等,了解公司的战略,要跟得上公司的发展步伐。

    未来,档案库房将不是我们现在肉眼所能看到的一座建筑物,可能会是拥有海量数据的机房,未来的密集架可能会演变为一排排服务器,档案盒可能会消失,演变成一个个“子分类”,查档利用者只要用电脑或移动终端就可以实现快速查档。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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