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挑战与机遇 数字经济环境下的企业档案工作

作者:国家档案局经科司 蔡盈芳

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2019-11-13 星期三

    数字经济会给档案工作带来什么样的挑战?我认为有5个挑战。

    一是管理能力的挑战。数字经济时代,信息或者数据产生的速度大大加快,电子文件产生环境发生重大变化,原先的分类方法已经不合适了。手机等移动设备将成为产生文件的主力设备,文件格式将更加多样化,数据类文件占比将越来越高,档案管理的难度越来越大,档案工作的技术含量越来越高,档案工作越来越依赖于外部力量。

    二是管理理念的挑战。数字经济时代对档案安全提出了更高的要求。原来的信息主要被用来查找凭证,现在数据不仅仅具有查找凭证的作用,还具有驱动作用。在数字经济的冲击下,文件的生命周期理论再次受到冲击,机构分类法也会受到挑战。

    三是服务方式单一,导致服务能力不足的挑战。企业竞争的加剧,导致企业对知识的渴求进一步加剧,如华为等大企业一刻也没有停止对知识的渴求与探索。企业档案大数据进一步发挥作用的路径在哪里?这对鉴定理论提出了挑战。

    四是生存空间的挑战。所有挑战最终都会表现为生存空间的挑战,最直接的挑战就是数字经济给综合档案馆带来的巨大冲击。档案管理的范围被冲击,管理空间边界和人员边界被压缩,这使得拓展空间成为当务之急。

    五是国际化布局的挑战。如联合利华公司的档案部门分布在世界各地;老虎机手机验证领28彩金交通建设集团在布局终端档案管理中心;汇丰银行在全世界范围内布局档案管理中心,其亚洲区的档案管理中心设在新加坡,并设有全球档案总监。此外,对档案负责人称呼的转变也值得注意,这是一种全球理念的体现。

    面对这些机遇与挑战,我认为要采取4个策略来应对。

    一是拓展空间,包括内容的拓展、技术的拓展及对档案室赋予新的内涵。

    档案工作要向前延伸,就要对档案室的工作赋予新的内容,要做前端延伸,而不是前端控制,前端延伸是要让前端的工作成为档案工作的一部分,延伸内容就是要管好企业记录,做好内容的管理。大多企业现有的档案平台还只是一个信息管理平台,远没达到一个协同平台和数据综合查询平台的功能。有的单位提出过“管档案向管数据转变”,我建议叫作“管档案向管数据延伸”。延伸就意味着先守住档案的阵地,然后才能做更多的事情。同时,要对档案室赋予新的内涵。在国外,档案室统称记录管理部,注重记录的合规,国内档案室更偏重进馆前的文件材料管理。未来,档案室不仅仅要具备管理功能,还要具有记录管控的功能,要对产生的记录在归档前进行统筹管理,建立关联关系。

    二是要进一步加快数字化转型。为应对工作效率、生存空间、服务能力、资源等挑战,要加快数字化转型。一般把深化的数字化转型叫全业务数字化转型,这意味着管理全流程、服务范围全方位、支撑能力更有力、电子文件要全归、资源要全部数字化。

    三是加强人才队伍建设。数字经济时代,需要知识结构丰富的复合型人才。目前,技能领域领军人才极其缺乏,专业统筹规划领域也缺人才,高端人才不足,需要培养具有创新精神的人才。

    四是转变理念思路。企业档案部门要加强主动性,正确处理与业务部门的关系,正确处理与信息部门的关系,正确处理与文博部门的关系;文博部门要正确处理与保密部门、机要部门、文秘部门的关系。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2019年11月11日 总第3448期 第二、三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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