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如何通过档案统计提升“老字号”企业持续竞争力

作者:杰玛·托瑞

来源:中国档案报

2019-11-15 星期五

    档案统计是学术界研究非政府组织档案时经常采用的研究工具。事实上,与公共组织相比,个人组织的档案更难鉴定,因为公共组织的档案一般都是强制管理的,而且利用起来更容易。从以下特征来看,企业档案可以被定义为私人财产。下面,我总结了几个或许对进一步研究有所助益的主要特征。

    首先企业档案的保管特征。企业花大量时间来优化生产,只用少量时间来处理企业活动中形成的文件材料。

    意大利民法中规定了企业的法律地位,这对于了解企业的档案工作架构非常关键。即使企业终止运营、被并购或者变更企业名称,也能够找到企业档案。企业的工业和经济活动多种多样,以至于档案工作者很难按照常规标准来保存和利用工业文件。因此,仅有几个常规指导方针供参考,用于档案筛选工作中的类别描述和标准要求。

    通常,企业既是档案的形成者又是保管者,因为一般情况下,只有大企业才有能力选择外包寄存一部分档案。

    在学术界看来,档案统计应用的重要性无可厚非,而在企业界,却鲜为人知。档案统计作为界定和增加企业档案文化价值的工具,多年来得到广泛认可。这个观点在意大利关于企业文化的第一个论坛,即1972年召开的著名的工业企业档案圆桌会议中就提到过。

    尽管如此,并没有文献深入介绍档案统计这个工具对于企业的实际效用。因此,在本文中,作者描述了档案统计在企业档案工作中应用的几个阶段,并借助真实案例进行了阐述。

企业家与档案工作者的会面

    档案统计往往随着各项工作的开展而生。档案工作者必须考虑检查范围、时间节点,以及与所有档案形成者的沟通管理。在项目阶段,要调整指导性文件,比如结构性调查表,用来识别企业所关心和在乎的基础性信息。例如,企业的法律地位、发展历史、机构沿革,以及当前档案种类、保管现状甚至丢失情况等。一个好的调查表就是在初访企业家时的一张“王牌”。

    1.企业家:关键人物

    企业家参与企业发展、关心企业档案。与经济史学家和档案工作者一样,他们致力于档案的优化管理。意大利的一位经济史学家认为,这三者之间的互惠合作为知识共享和档案文化价值的提升创造了有利条件。

    企业家应当扮演一个果断决绝的角色,特别是在统计工作的第一阶段。档案工作者不能低估企业家的个人影响力,特别是第一次与企业的会面就发生在开展统计工作时的情况下。实际上,这个研究方法是基于企业家知道并拥有档案工作者想要了解的一切这个前提假设,包括机构历史、全宗数量、封面日期、保存地点、保管现状等。在统计项目中,企业家的有力贡献可以确保工作的成功,达到学术研究和文化价值的双重目标。企业家安排时间与档案工作者商讨这个最初协议,对于建立长期的、成果丰硕的合作具有决定性作用。

    2.执行多项任务的档案工作者

    首次会面是统计工作中最关键的一个环节,因此,档案工作者的沟通技能极其重要。这个人必须能够传递技术性知识,同时还要告诉企业档案统计的潜力所在。

    此外,档案工作者必须能够获取包括关于统计工作的有用数据,特别是要能够激发对话者并能够引起对话者对文化方面的兴趣。

    档案工作者的管理能力在每个研究阶段中都至关重要。对待这项特殊的文化遗产工作,一种新型的档案工作者非常必要。他(她)必须具备根据企业工作实际建立档案理论模型的能力,并重视企业运营与发展历史档案。例如,档案工作者通过修正经典档案模型以适应特定的工作环境,他(她)就需要知道,用经典的档案分类(现行文件、半现行文件、历史文件)来定义企业档案是不可行的。相反,当文件不具备行政目的时,最好能够考虑首尾两个阶段的直接关系。首先,档案工作者必须能与技术人员和行政管理人员建立合作,并能在历史档案的利用上提供丰富而有效的建议,如对市场营销或企业发展路径选择有所助益。总的来说,档案统计赋予了新型档案工作者在企业预算管理中的活跃角色。

    从事这项工作的档案工作者,必须能够激发企业家的兴趣,并能够使其理解档案遗产的潜力所在,从而为新办企业创造或提高文化价值。

意大利热那亚市案例分析

    热那亚市是意大利利古利亚省的省会,之所以选其作为案例,在于它是意大利工业档案的发源地,具有很强的商业文化气氛。

    1980年,热那亚市的安萨尔多公司首先建立了意大利商业历史档案。1982年,在工业企业档案圆桌会议召开的10年后,热那亚市又召开了两个重要的档案工作会议。一个是由安萨尔多公司赞助主办的“文化遗产、历史研究与商业”会议,另一个是市运输协会为了庆祝其公共档案开放而举办的“商业档案保管与促进”会议。因此,热那亚致力推动利古利亚省企业文化发展与商业知识的获取。这项统计工作实施于2012年至2014年,主要对象是1950年前成立并至今仍在经营的企业。这项研究的目的是调查当地商会的有效数据。商会提供了百年企业名单,只调查研究被当地商会认定为具有“历史地位”的企业。因此,为了完成数据库,当地文化机构保管的那些已经停业的企业的档案也被纳入调研范围。

    这项研究调研了100家企业,笔者参与了每家企业档案工作的调研活动,直接参与这项工作使笔者能够详细了解档案保管现状和整理情况。同时,这项任务也成为与企业家开启合作的关键。因此,为提升企业档案价值并发掘文化潜力,档案工作者在此前深入分析了企业负责人的兴趣点。

商人的获益

    在热那亚市的企业档案统计工作中,特别是在第一次访谈时,企业老板收到很多关于提升电子档案保管水平的解决方案,并开始了解如何通过挖掘企业文化遗产来实现营销目标。

    历史档案或实物可以佐证企业权利,可以解决相关法律问题或支持企业战略决策,也可以成为企业文化活动、维护百年企业形象的驱动力。

    经过长期的学习研究,档案工作者更加深入地了解了当地文化现状,因此能够向文化机构提供活动建议,向保管中心提供指导。

    通过仔细研究档案法律和管理规定,档案工作者能够为档案工作的开展提供法律遵循。“老字号”企业所有者必须跟进了解档案法律法规,并且要为企业开展档案工作创造条件。

    在调研活动中,还讨论了企业当前档案管理情况,企业家由此决定在运营中采纳一些关于档案工作评估建议。企业家们都表示,能够听到这些创造性的建议非常高兴。通过档案优势可以开展广告宣传活动,特别是老照片对市场营销有很大功效,能够优化档案管理或者发现新的商业契机。一些成功案例研究表明,档案工作者在统计工作中的建议都已经被采用了。

    另外,统计项目的实施对企业家产生了非常积极的影响。第一,企业家了解到了企业历史的重要性和所处领域的赞誉。第二,企业品牌能够参与学术团体的文化项目。这些是无需成本的,并且对企业绩效和生产力没有任何消极影响。企业管理者不需要花时间和预算,就能够有机会利用内部资源寻求经济增长。

    这项创造性工作的实施为热那亚企业带来了非常喜人的效果。这项研究表明,相当一部分意大利文化中心致力于企业档案开发。正因此,企业家才被激励着参与到与这些文化机构的合作之中,并与同行业的其他企业创造出协同效应。

    意大利文化网络创建过程中有一个例子是一个档案门户网站,通过挖掘产业档案和时尚潮流的部分,专门开发了“数字店铺窗口”。这个软件系统非常适合企业管理者分享数字档案管理经验。利古利亚省的一些企业表达了对于加入这个网络平台的兴趣,并意识到他们的档案确实是文化遗产。

    这项研究的最终目标是激发档案统计工作的潜力。这些研究工具能够使企业家明白利用自己所拥有的公司历史档案是一件多么容易的事情,这是激发文化宣传、促进营销的途径之一,考虑新网络的诞生,并最终提升企业应对经济危机的能力。

崔珍珍 编译

    (作者系意大利热那亚市企业档案工作者)

    原载于《中国档案报》2019年11月14日 总第3449期 第三版

 
 
责任编辑:张雪 杨太阳
 
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