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斯里兰卡:关于档案存储和管理的故事

作者:杨太阳 编译

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2019-12-27 星期五

    斯里兰卡的公众和记者都为2016年该国颁布了《信息法案》而感到高兴,因为这项立法似乎预示着该国开启了透明政府的新纪元。但是,斯里兰卡政府部门对此却热情不高。实际上,令普通民众感到困扰的不仅是对政府档案文件访问受限,还有这些档案的物理存储也存在问题,大多数政府部门都在拼命寻找存放档案的空间,并持续陷入很大困境。

    在斯里兰卡国家档案馆和国际档案理事会共同举办的主题为“市政档案管理”的会上,提出了有助于解决如上问题的方案。来自斯里兰卡市议会的高级官员和两位经验丰富的国际档案专家——荷兰鹿特丹市档案馆巴特·巴洛克斯博士和英国伦敦大都会档案馆劳拉·泰勒博士对斯里兰卡档案管理提出了建议。

    斯里兰卡市议会成立于19世纪英国统治时期,旨在实现高效的地方行政管理,包括维护道路、提供公共卫生服务、建设市场设施等。市议会的档案存放在国家档案馆内,议会本身也管理自己的档案。大多数斯里兰卡人都知道,这些档案的保管状态和利用情况并不乐观。

    据了解,导致保存档案文件的任务变得如此困难有几个原因。首先是斯里兰卡政府部门内部总体上缺乏适当的档案存储系统,其次是《信息法案》本身存在内容缺失。《信息法案》第七条第三款规定,在法规颁布之前形成的过程稿文件必须保存10年,而在法规颁布之后创建的文件则需要保存12年,从理论上讲这是个好办法,但在执行时却不切实际。巴洛克斯和泰勒博士认为,应该制定文件保管期限表来决定不同档案的保管期限,以确保那些重要档案被保存好。

    修订斯里兰卡《档案法》应该在这方面有所帮助,因为这将促使国家档案馆制定保管期限表,从而确保不同档案根据其重要程度而得到相应的管理。斯里兰卡档案馆负责人说,一些政府部门档案存储不当的原因之一可能是由于人员不足。另外,许多负责档案保管的工作人员还承担着其他职责,当档案管理与其他“引人关注”的重要工作任务相提并论时,档案工作往往被忽略。

    档案工作在国家治理中扮演着重要角色。在斯里兰卡,保管档案是一种古老传统,其历史可以追溯到早期的阿努拉德普勒王国。从古代王国到殖民时期开始,斯里兰卡档案工作一直在延续。在荷兰人占领斯里兰卡之前,葡萄牙人摧毁了档案。历史上,斯里兰卡的许多国王都在国家面临入侵威胁时采取了同样措施——损毁档案,因此,斯里兰卡大部分历史档案都不幸佚失了。

    现代档案馆在创立之初就与过去有着显著不同。过去,政府通过档案记录公务活动轨迹,如今,档案馆更多地成为辅助行政透明和民主的工具。全球大多数档案馆都可以免费进入,并且大多数档案馆都对其馆藏进行了数字化处理。随着世界上越来越多国家都通过并实施了有关信息自由方面的法规,大多数档案工作者必须开始应对信息公开方面的请求。

    斯里兰卡国家档案馆拥有大量馆藏,档案排架长度超过22公里,包括保护部、查阅室和电影资料库。其中,来自斯里兰卡沿海、荷兰统治下的收藏品是其特色馆藏,反映了当时的土地所有权的历史情况。这些档案至今仍发挥着非常重要的作用,作为证据在法庭上解决了许多土地纠纷。

    斯里兰卡最值得称道的档案机构是2014年建成的斯里兰卡国家电影、电视和声音档案馆,库房采用德国进口的移动式密集架,为档案提供了最佳的存储条件,保存了从20世纪50年代至今的300多部影片。目前该馆实施了一个项目,已经将237部影片进行了数字化处理。这些影片是由国家电影公司移交给档案馆的,如制片人需借阅电影,可以向国家电影公司提出请求,公众可以选取想看的档案内容在现场观看,该档案馆还提供影片复制服务等。

    在英国,档案管理工作者采取了相应措施,以应对日常档案查询工作中关于2000年英国《信息自由法》通过后涉及信息公开的请求。当各国遇到信息自由立法相关问题时,可以寻求国际档案理事会的帮助。许多国家都已经制定或正在制定相关法律,这预示着一场关于信息获取自由的革命开始了。

    很显然,斯里兰卡《信息法案》给该国档案工作者带来的挑战并不是个案,所有提出信息立法的国家都遇到了类似情形。简言之,解决这一难题的最佳方案是妥善存储和管理档案,但这项任务确实复杂且至关重要。

    巴洛克斯博士说,荷兰早期档案馆的雏形产生于公元前19世纪前后。最近,荷兰政府提出一项关于未来档案馆发展的方案,要求每份文件在创建14天后在线发布。他说,这项立法可能需要耗资数十亿美元来实现,尽管如此,人们仍希望有关立法可以逐渐成为现实。荷兰现行的信息自由政策遵循“问询与作答”的方式,他希望,未来人们无需提出请求就可以随时查看所有内容。

    数字时代给档案和文件管理带来了巨大影响。早期的手稿档案在创建时便可以立刻保存,后来发展到打印文档保存,现在人们可以通过智能手机或其他电子设备查看文档,无需打印。这就给档案管理造成了一系列困扰——计算机上创建的文档应该打印后存档还是仅以数字方式存储?答案是,它们确实应该以数字方式存储。

    但是,这件事没有那么容易。区别于实体档案的管理,开展数字档案管理是一个全新的系统,并且存在着一系列新问题。最大的问题之一是,需要足够大的备份服务器来保存所有信息。另一个问题是资金,需要建立一个成本很高的全新电子系统。第三个问题是在快速发展的数字时代,档案文件格式不断更新变化。巴洛克斯博士说:“现在我们使用PDF,但是一个世纪以后如果不再使用这种格式,会发生什么呢?软盘、CD等就是先例,现如今,这些存储介质越来越少用于笔式驱动器和存储芯片等。”

    即使对于阿姆斯特丹和伦敦档案馆这种发达国家的档案馆来说,资金也是一个问题。荷兰和斯里兰卡两国分配给档案管理的预算资金存在很大差异。巴洛克斯博士说:“我们鹿特丹市档案馆建筑的预算是600万欧元,如果斯里兰卡档案馆有这笔资金,相信他们可以做更多工作。”

    世界各国信息自由法案的规定,要以人工或以计算机方式存储档案。这也对档案管理工作者提出了相应要求。不幸的是,目前斯里兰卡的大学没有开设档案文件管理有关方面的文凭或硕士学位课程。目前全球趋势是,高等院校提供档案专业硕士学位而不仅是学士学位。

    值得肯定的是,目前斯里兰卡国家档案馆的工作也作出了相应改革。比如,他们制订了员工招聘计划,批准了近10亿卢比的预算进行档案馆主楼翻新,为保管档案创造最佳环境。劳拉·泰勒博士认为,最重要的是,应遵守国家档案管理法规制度,确保档案的完整和安全。她以“伦敦大桥安全吗?”为例,在历史档案中寻找到了答案。

    很多人都熟悉一首童谣“伦敦桥正在倒下”,但是人们不清楚伦敦大桥是否真的在下坠以及倒塌后会发生什么?幸运的是,为防止这一状况的发生,伦敦大都会档案馆提供了答案。“有一天,我们阅览室的一个人向我询问了伦敦一座大桥的建设计划,因为他需要该桥建造方面的非常具体的信息,他希望了解该桥是否安全、档案馆是否保管了相关档案。实际上,并非每个人都能意识到并有效利用本地档案馆所提供的大量信息,这些年来,这一情况也在改变,越来越多的人开始利用档案解决有关疑问。”泰勒博士说。

    (来源:《星期日泰晤士报》)

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2019年12月26日 总第3467期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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