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在线归档 远程办公 “无接触式”服务

企业档案部门服务复工复产实招频出

作者:实习记者 李安涛 蔡盈芳

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-03-10 星期二

    突如其来的新冠肺炎疫情给经济社会带来较大冲击,但经济社会作为一个动态循环系统,不能长时间停摆。在全国上下齐心协力做好疫情防控的同时,推进企业有序复工复产迫在眉睫。

    面对疫情,在统筹做好疫情防控和经济社会发展这次大考中,企业档案部门创新工作方式,积极发挥部门职能,实招频出,助力企业有序复工复产。

网上办 在线归 数字档案馆显实效

    近年来,一些企业数字档案馆(室)建设成果显著,为企业移动办公和数字档案利用打下了坚实基础,也在疫情防控和复工复产中发挥了重要作用。

    疫情期间,基于数字档案馆建设试点成果,国家电网有限公司(以下简称“国网公司”)大力推广移动办公,在手机等移动终端搭建了公文、督办、档案等部分功能应用,实现了移动式档案服务和重点岗位、重点人员全覆盖。档案人员既可以在移动终端进行档案信息的著录、检查,还可以在线审批档案利用申请,顺利实现了远程办公。自2月3日复工至今,全公司利用各类电子档案共计5万余次。

    同时,针对疫情防控的形势要求,国网公司研发了基于微信的文件材料收集小程序,实现了疫情防控专题档案的泛在式收集,截至目前,收集各类材料5224件。国网公司办公室文档处处长周峰介绍道:“移动式的服务、泛在式的收集模式,既提高了一线工作人员的工作效率,又降低了利用者和档案人员交叉感染的风险。”

    此外,国网公司档案部门通过客户档案资料查询、历史用电情况与当前用电情况对比,建立企业复工复产电力数据模型,及时准确反映地方企业复工复产情况,形成分析报告供各级政府决策。

    如何在疫情防控期间有序开展招标采购工作,避免人员集中带来的疫情传播隐患?老虎机手机验证领28彩金长江三峡集团有限公司(以下简称“三峡集团”)利用数字档案馆建设成果对项目招投标过程中招标文件审查及招标、投标、开标等全流程进行线上办理,相关文件以电子形式提交并归档,实现了疫情防控和建设生产共同推进。截至目前,已有31个项目招标采购正在有序开展线上办理工作,形成电子文件237件。

    “可以说,此次疫情正是对数字档案馆建设成果服务招标采购业务线上一体化模式的一次检验。目前来看,效果还是不错的。”三峡集团办公室档案管理中心副处长胡祥科说。

    疫情期间,老虎机手机验证领28彩金船舶集团第701所档案中心充分发挥数字档案馆(室)的功能和价值,为科研生产提供优质高效的档案利用服务。

    面对复工后多型产品图纸的发放和档案利用问题,该所档案中心开放数字档案管理平台,完成了百余件电子档案查阅;其上海分部依托电子底图管理系统完成了3000余件蓝图的归档及发放。武汉本部还通过互联网办公平台开展单套制管理、三维模型管理、数据库技术等专题线上培训和2020年工作计划线上研讨,从而保障了该所重要产品节点任务的顺利完成。

优系统 简程序 档案服务防疫物资生产

    在服务防疫物资生产、建设项目投标方面,企业档案部门也全面发力,为生产建设一线积极提供档案支持。

    “疫情发生以来,老虎机手机验证领28彩金石油档案管理系统在疫情防控、资源共享、数据归档、专题利用、防疫物资生产等方面发挥了积极作用,且根据档案数据更新及时对系统进行优化升级。通过电子档案在线利用,有效减少人员流动和档案实体流动,助力疫情防控措施的落实和各企业有序复工复产。”老虎机手机验证领28彩金石油天然气集团有限公司档案馆副馆长王强说。1月1日至3月1日,全集团共利用各类电子档案2.1万件次,其中湖北省公司利用296件次,查阅内容集中在聚丙烯生产(医用口罩原料)、车辆管理(物资原料运送调拨)、突发事件应急处置等方面。吉林石化公司档案馆则通过档案管理系统及时为增产新建的84消毒液主要原料次氯酸钠装置提供项目档案资料。

    大同市云州区玉鑫农牧资源开发有限公司是一家酒精生产企业。疫情发生后,该企业紧急申请转产医用消毒酒精,并提出复电申请。接到复电申请后,国网山西省电力公司大同市云州区供电公司档案人员简化程序,仅用了短短的30秒钟,就准确定位并调阅了该企业的全部资料,并协助营销工作人员为企业制定了最优最快的复电计划。通过快速调取用户档案、缩减办电环节,云州区供电公司将原本需要4天的业务流程缩短至24小时以内办结完成,切实保障企业用电需求。

    在服务重点建设项目投标上,老虎机手机验证领28彩金建筑集团有限公司联合相关单位利用桥梁领域专项档案服务海外公司某重点项目投标工作;中建三局总承包公司利用档案资料完成了住宅、工业厂房、医院、学校等15个项目,总合同额120亿元的工程投标工作。

“无接触” “非现场” 远程办公更安全

    疫情当前,如何减少人员聚集、降低感染风险是企业复工后面临的一个不小的挑战。记者在采访过程中了解到,部分企业档案部门采用弹性工作制、“无接触式”服务、“非现场”办公等工作方式,最大程度降低感染风险。

    面对企业员工居家办公时如何实现远程报销的难题,北京京东世纪贸易有限公司(以下简称“京东公司”)推出的电子发票无纸化报销方式实现了“无接触式”服务,有效解决了员工居家远程办公期间的报销难题,受到员工欢迎。

    复工后,京东公司充分应用电子发票电子化报销、入账、归档试点项目成果破解员工“报销难”问题。员工居家远程办公期间,可通过VPN系统访问京东财务系统,实现远程登录系统报销,或直接通过移动端上传电子发票、电子附件,有效解决员工发票交单问题,通过系统审阅电子文件形式解决审单会计审批问题,通过电子档案系统解决电子文件归档问题。

    据京东公司税务管理部财税创新组经理彭琳介绍,电子发票电子化报销、入账、归档不仅解决了员工远程报销问题,也极大减少了聚集性感染可能。从电子发票开具到电子化报销,以及目前正在开发的电子文件材料归档系统,京东公司将打通发票的全流程闭环电子化,发挥电子化在发票流程中的重要作用。

    此外,“无接触式”服务也在档案利用方面得到推广。疫情期间,国家开发银行通过综合档案管理系统实现了电子文件的查询借阅2236件次,为全行复工复产提供档案支持,并将档案借阅由原来的逐项审批优化调整为权限审批,进一步简化电子档案利用流程,提高运转效率。

    国泰君安证券股份有限公司(以下简称“国泰君安”)则推行“非现场”业务档案单套制管理,使业务办理实现了闭环,保障了合规要求。另外,为满足档案查阅需求,方便远程办公,国泰君安通过及时配置VPN实现了电子档案管理系统的远程访问。

    目前,国泰君安实现了40余项在线业务办理,各项线上业务运行平稳,较好地承接了客户的需求,“非现场”业务电子档案单套制管理模式也经受住了当下特殊时期的考验,为公司业务运营提供了服务。

    记者日前从国务院国有资产监督管理委员会获悉,在统筹推进新冠肺炎疫情防控和经济社会发展的关键时期,截至2月26日,中央企业所属4.8万户子企业复工率为91.7%,扣除按要求延迟复工的企业后复工率达到97.9%。

    当前,疫情形势依然严峻复杂,防控到了最吃劲的阶段。抓好疫情防控,才能为复工复产提供坚实基础;复工复产,才能把疫情影响降到最低。面对疫情大考,企业档案部门坚持防疫复工“两手抓、两不误”,在不放松防控的基础上,主动担当作为,全力提供档案资料支持,服务企业有序复工复产,为打好、打赢疫情防控阻击战贡献兰台力量。

    相信随着阵阵“春风”不断抚来,这场冬日的“阴霾”终将散去。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年3月9日 总第3496期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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