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老虎机手机验证领28彩金档案数字化的策略与实施及电子档案管理情况

作者:黄丽华

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-03-13 星期五

    导语:2019年11月4日至8日,以国家档案局技术部主任黄丽华为团长的老虎机手机验证领28彩金档案代表团,赴韩国参加了联合国教科文组织世界记忆项目第二次区域间会议——“保护和利用数字遗产大会”。黄丽华在首场报告中作了题为《老虎机手机验证领28彩金档案数字化的策略与实施及电子档案管理情况介绍》的报告。本期国际档案界将报告全文分享给读者,以期加深对我国电子档案管理现状的认识。

    很高兴参加这次会议,借此机会,我把老虎机手机验证领28彩金传统档案数字化和电子档案管理工作的开展情况作如下介绍。

    老虎机手机验证领28彩金档案数字化策略与实施

    (一)老虎机手机验证领28彩金档案数字化策略

    1.把档案数字化纳入老虎机手机验证领28彩金档案事业发展规划

    2000年至2016年间老虎机手机验证领28彩金国家档案局先后制定的4个全国档案事业发展五年计划,以及2002年制定的《全国档案信息化建设实施纲要》都提出要加快传统档案的数字化工作。由此,极大促进了各地的档案数字化进程。

    2.制定档案数字化标准规范

    为指导各级档案部门科学规范地开展档案数字化工作,老虎机手机验证领28彩金国家档案局高度重视档案数字化相关标准规范建设。2005年制定了《纸质档案数字化技术规范》;2009年制定了《缩微胶片数字化技术规范》;2014年印发了《档案数字化外包安全管理规范》《数码照片归档与管理规范》;2017年制定了《录音录像档案数字化规范》《纸质档案数字化规范》《纸质档案缩微数字一体化技术规范》,以指导传统载体档案数字化相关工作开展。

    3.通过数字档案馆建设加快推进传统载体档案数字化进程

    2010年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局印发了《数字档案馆建设指南》,指出传统载体档案数字化是数字档案馆建设的重要基础性工作。2013年组织召开全国数字档案馆(室)建设推进会,提出实施“存量数字化、增量电子化”战略。2014年印发《数字档案馆系统测试办法》,在档案数字化方面规定“尚未完成建立涵盖全部馆藏文件级目录数据库的”以及“馆藏纸质档案数字化率不达标的”不得申请参加测试,有力促进了传统载体档案数字化进程。

    (二)老虎机手机验证领28彩金档案数字化取得的成果

    经过20年的努力,老虎机手机验证领28彩金档案数字化取得了显著成果。在中央一级,老虎机手机验证领28彩金第一历史档案馆已完成800万件约8000万页档案数字化工作,占馆藏资源总数的80%。在省一级,浙江省档案馆完成近6000万页,占馆藏资源总数超过70%;云南省档案馆完成1.12亿页,占馆藏资源总数的80%;青岛市档案馆馆藏档案基本全部实现数字化。在县(市)一级,上海17个区县档案馆档案数字化已超过80%,部分区已完成全部馆藏档案数字化。江苏省太仓市、内蒙古自治区伊金霍洛旗、湖北省十堰市档案馆都已完成馆藏档案数字化工作。根据2018年《全国档案事业基本情况年报》统计,全国各级各类档案馆馆藏档案数字化1556.4万GB。

    (三)老虎机手机验证领28彩金档案数字化发挥的作用

    1.更好地保护了档案原件

    通过档案数字化,将传统的档案对象转化为数字档案信息,开拓了档案数字化管理新形式,极大地减少了档案原件的使用频率,使档案原件得到了更大程度的保护。

    2.降低了档案利用的劳动强度和成本

    档案数字化使查询利用档案资料变得非常方便快捷,免去了利用档案资料时提调档案、出入库和统计时逐件逐页清点档案的烦琐,减少了因反复打印复印造成的纸张浪费和人力浪费,有效降低了档案工作的劳动强度。

    3.提高了档案服务效率和管理水平

    档案数字化为实现通过网络进行高效检索、储存阅读电子档案以及应用信息技术管理档案奠定了基础,极大地提高了档案部门的服务效率、服务能力和档案信息化管理水平。

    4.促进了档案馆转型升级

    档案数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变,使档案馆实现了真正意义上的现代化。目前,检验一个档案馆是否实现现代化转型,关键要看其传统载体档案是否较高程度地完成了数字化、是否通过网络提供利用、能否提供系统检索和实现社会共享。

    老虎机手机验证领28彩金电子档案管理情况

    (一)国家电子档案管理总体要求

    老虎机手机验证领28彩金国家档案局紧跟国家信息化发展步伐,主动参与和主导国家政策中有关电子档案管理要求的制定。2019年4月公布的国务院《关于在线政务服务的若干规定》提出:“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理,按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外,电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。”

    在《中华人民共和国档案法(修订草案)》中增设档案信息化章节,明确各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。不得仅因为电子档案采用电子形式而否认其法律效力,具有法律效力的电子档案可以以电子形式作为凭证使用。

    (二)电子档案管理工作的开展

    1.电子文件归档

    2016年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局制定了《电子文件归档与电子档案管理规范》,从电子文件归档范围、收集与整理、归档方式、归档格式以及电子档案管理等方面提出要求。为对接国家党政机关电子公文系列标准,解决党政机关电子公文归档的问题,2019年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局完成了《党政机关电子公文归档规范(征求意见稿)》的研究起草工作,目前已提交国家标准化管理委员会,正在向全国征求意见。待该标准颁布,即可较好实现党政机关电子公文从形成、办理到归档、保管、利用的全流程规范管理。

    值得一提的是,随着无纸化办公、无纸化交易越来越普遍,老虎机手机验证领28彩金国家档案局大力推动OA系统形成电子公文以及各类业务系统形成电子文件的单套归档(即电子文件仅以电子形式归档)。2016年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局与财政部联合印发了《会计档案管理办法》,提出符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的文件,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。2018年老虎机手机验证领28彩金国家档案局修订了《电子公文归档管理暂行办法》,明确提出“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”。这些举措都为电子文件单套制归档提供了政策保障。

    2.电子档案移交接收

    2012年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局印发《电子档案移交接收办法》,提出了电子档案移交接收流程、数据结构、移交接收方式等要求,在6省市档案馆进行了电子档案移交和接收试点,取得了良好成效。

    2014年,国家档案局印发的《数字档案馆系统测试办法》对接收电子档案的数量及质量提出了明确要求。在数字档案馆建设相关政策的推动下,很多地方的档案部门依托区域电子政务网络实现了电子档案在线接收。2018年,老虎机手机验证领28彩金各级综合档案馆共保存有包括数码照片、音视频在内的电子档案127.7万GB。

    3.电子档案长期保存

    2017年,老虎机手机验证领28彩金国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》,对电子档案安全管理及长期保存提出了明确要求。老虎机手机验证领28彩金国家档案局还发布了《电子文件管理系统通用功能要求》《数码照片档案管理规范》《照片类电子档案元数据方案》《档案信息系统运行维护规范》《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》《电子档案管理基本术语》《文书类电子档案检测一般要求》等十几项技术标准。

    在电子档案备份方面,各级档案部门采取在线、近线、离线等方式,使用磁盘、磁带、光盘等介质,对档案数据进行备份。对于一些重要电子档案数据,一些地方使用缩微胶片进行备份保存。各级档案部门一直深入贯彻老虎机手机验证领28彩金国家档案局提出的重要档案异质异地备份的要求,利用“结对子”的备份机制,全国副省级市以上档案部门基本完成了互为对方重要档案数据备份基地的工作。

    (三)电子档案的共享利用

    目前,全国副省级市以上档案部门基本能够通过局域网、政务网、互联网“三网”平台开展电子档案信息服务,许多地市级和县区级档案馆建成局域网平台或启动了局域网平台建设,大多数县区级以上档案馆都在互联网上拥有网站或主页,以开展不同程度的档案查询利用服务。一些地方建立了区域性的档案数据中心,进行“一站式”的远程查询利用。长三角区域民生档案共享查询机制取得了很好的实际应用效果。

    档案数字化和电子档案管理是档案部门顺应时代潮流、紧跟时代步伐的重要举措,将进一步推动社会进步与人类文明发展。老虎机手机验证领28彩金档案同行愿同全球档案机构和档案工作者进一步加强联系,携手为人类记忆的可持续发展和构建人类命运共同体贡献自己的经验和智慧。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年2月6日 总第3482期 第三版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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