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从蓝牛仔裤到数据字节

——李维·施特劳斯公司档案馆的数字转型之路

作者:特蕾西·潘克 /杨太阳 编译

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-06-08 星期一

    美国一家拥有“时尚”标签的公司档案馆仅用6个月时间就完成了数字转型,这种做法堪比在第一条蓝牛仔裤上设计铆钉元素的创意。本文介绍了李维·施特劳斯公司档案馆的数字转型过程,通过分析该公司成功创建先进数字档案馆的案例,为世界上其他服装公司提供了参考借鉴。

李维·施特劳斯公司历史背景

    李维·施特劳斯家庭情况

    李维·施特劳斯于1829年2月26日出生于巴伐利亚的布滕海姆,由父亲希尔施·施特劳斯与其第二任妻子丽贝卡·哈斯·施特劳斯所生,他有3个哥哥和3个姐姐。1846年,希尔施死于结核病,2年后,李维·施特劳斯和母亲丽贝卡、姐姐凡妮和麦拉搬到美国纽约,与两个哥哥乔纳斯和路易斯团聚,哥哥二人早先已在纽约做起了批发生意,成立了名为“施特劳斯兄弟”的公司。此后,年轻的李维开始自学贸易知识。1850年,他已被家族和顾客熟知。

    当加州淘金热的消息传到美国东海岸时,尽管知道未必能淘到金子,李维也决定去旧金山碰碰运气。1853年1月底,李维正式成为一名美国公民,同年2月,他途经巴拿马地峡朝美国西海岸出发。同年3月初,李维到达喧闹繁华的旧金山,并开始以自己名义做批发生意,开设了家族生意在西海岸的代表处。他的新公司进口衣服、内衣、雨伞、手帕、织物等货物并将其卖给那些在西海岸不断涌现出的小零售店。正是这些小零售店给当地的众多淘金者提供了装备补给,后来,施特劳斯家族品牌逐渐在西海岸流行起来。

    蓝牛仔裤的问世

    李维公司有一个叫雅克布·戴维斯的客户,他是内华达州里诺市的一名裁缝。一天,当地一名妇女请雅克布为身为劳工的丈夫做一条耐穿的裤子。为了加固裤子,雅克布在裤子的口袋边角、纽扣底部等易破损的部位钉上金属铆钉。这些带有铆钉的裤子突然成为潮流,雅克布决定申请专利,但此时他需要一个商业伙伴。

    于是,雅克布写信给李维,建议两人一起申请专利。李维是个精明的商人,立刻看到该新产品的潜力,便接受了雅克布的建议。1873年5月20日,两人从美国版权和商标办公室取得专利。因此,尽管牛仔裤在很多年前就被作为工作服,但大家普遍认为蓝牛仔裤诞生于1873年5月20日。

    李维·施特劳斯公司现状

    如今,李维·施特劳斯公司是一家世界知名的服装生产商。总部位于旧金山的李维大厦,距离最初淘金热的海滨不远,在渔人码头一带。李维大厦实际上是在淘金旧址上建成的,淘金者当年乘坐的快船的废墟就埋在李维大厦喷泉下面。

李维·施特劳斯公司档案馆概况

    成立于1989年的李维·施特劳斯公司档案馆隶属于企业传播部。公司档案馆位于公司总部,与公司的公共博物馆相邻。档案馆工作人员由两名全职人员、一名兼职人员和一名实习生组成。由于很多历史档案都在旧金山地震和大火中被毁,因此公司档案馆馆藏的大都是1906年之后的档案,总量约为1.1万盒,还有1.5万余件的市场样品、3万件服装、7500个目录及其他出版物等。

    公司档案馆保存着世界上最古老的牛仔裤,其历史可以追溯到1879年。特色馆藏还包括伊夫·圣罗兰等知名人士设计的牛仔夹克,知名演员加里·格兰特、知名导演克林特·伊斯特伍德等人的信件,1918年象征女性自由运动的服装等。公司档案馆的主要用户包括设计师、图案制作师、媒体工作者、行政人员、销售人员、法务人员等。

档案数字化项目

    2014年之前,公司档案馆的管理工作几乎都是人工操作的。一个存有1000多份扫描件的硬盘被锁在防火保险箱里。档案架上贴着纸质标签,当时还没有处理邮件等数字文件的能力。所有文件都被打印到纸上并保存起来,即使是那些原生电子文件也不例外。

    为了顺应数字时代发展,公司档案馆决定转型。档案工作人员仅用了6个月时间就将一个需要预约才可以查档的馆库变成了虚拟库,档案由此实现了在线访问;他们将从前需要等待数日的有偿扫描和档案拍照服务改为免费提供及实时在线获取。现在,公司档案馆近10万件档案已存储在云平台,在世界上任何地方只需借助无线网络即可查询相关资料。

    公司档案馆是如何实现这一转型的呢?主要有3个步骤,一是转换为电子形式,二是创建数字资源,三是上传资源。

    数字化阶段一

    公司档案馆首先扫描馆藏指南活页夹、手写记录并著录信息,使这些档案内容可通过查询关键词获取到,并将实物、音视频、纸质、服装(数量最多的)、市场共5类档案文件录入永久性的电子表格。除了将检索工具转变为电子形式,公司档案馆还升级了设备,购置了高分辨率、具有电邮功能的扫描复印机,并与员工电脑相连。工作人员可通过台式机、笔记本甚至手机实现无线操作。公司档案馆还创建了共享硬盘,可存储共享工作文件。

    公司档案馆还将所有打印件转为数字格式。此前,每天的新闻报道、公司动态和其他文件都会被打印出来作为“硬拷贝”存入档案盒。这些文件需要手工操作检索,不便于查询。但如今已改为将日常存档的文件上传到共享硬盘,然后将所有访问转为数字方式,手写标签被电子表格所取代,不再创建手写检索工具,也不再将原生电子文件打印成纸质文档。

    数字化阶段二

    公司档案馆围绕3个方面创建数字资源。一是服装实物类,用一个月时间为实物档案拍照存证。二是文档类,通过平面扫描获取电子版。三是音视频类,统一转为MP3和AVI格式。公司档案馆对总部保存的档案进行高分辨率拍照和颜色校准,同步进行照片著录工作,进行流水线作业,由档案主管确保实物档案在拍摄期间不受到损坏。公司档案馆在20多天内就完成了1.2万多张照片的拍摄工作,另外,200多盒保存在总部以外的档案也完成了异地扫描。公司档案馆保留了档案原先的整理顺序,通过不同颜色为档案编组,每周专门召开例会解决有关问题、查验索引编写和扫描质量等,共完成了超过7.5万画幅的扫描页。确定文件索引和命名规则对于创建数字文件非常重要,公司档案馆最后确定文件命名应包括文件保存地点、简介、创建日期和类型等信息。

    数字化阶段三

    公司选择了云端数字资源管理系统,并按计划、分步骤将内容上传至该系统。公司档案馆根据公司组织架构制定了方案,邀请服装设计师和用户一起为系统架构出谋划策,比如,设计师建议将档案系统分为牛仔类和非牛仔类,并根据不同年代的男装、女装及青少年类别进行设置。据不完全统计,公司档案馆共上传了10万条数字资源,包括1.2万张服装照片、4.3万条目录、超过1万件公司年度报告以及早期发票等业务档案。

    花费情况

    项目成本主要有以下几方面。其中,30%的经费用在扫描及建立数字工具上,20%的经费用于聘请数字项目经理,负责图片拍摄和音视频文件的转换。另外,新增数字资源和后续每年固定的维护费也在成本之内。其他费用还包括购置新电脑、扫描仪等设备。

    投资回报情况

    公司档案馆的投入产出效果是立竿见影的。比如,在秋季新装发布会之前,以往工作人员在档案库房查找资料就需要一整天时间,现在通过数字系统,仅用1个小时就能完成查询工作;公司档案馆还为一起诉讼案件提供了决定性档案依据;市场部同事在新数字档案系统中调阅了很多早期的广告、老照片等用于制作公司纪录片。不仅如此,公司档案馆的保管工作也日益得到改善,档案库房中有几个复古单品的估值在600万美元左右。公司档案馆通过数字系统调阅服装实物的电子档案,大幅减少了原件的损耗。另外,该系统是全天候开放查询的,还具备数据分析、分类导引、识别存档范围等功能。

    经验教训

    公司档案馆在创建数字文件的同时进行著录,此举可以高效地完成标引;倒排时间表且设置截止日期,在项目早期让厂商介入,沟通了解工作流程和需求;运行系统测试版对于改善用户体验十分必要;每周召开例会可有助于及时发现并解决问题,根据预算情况随时调整工作节奏。

    下一步打算

    公司档案馆计划在数字档案系统提供利用的电子档案上嵌入独特标志,这样做不仅方便追踪档案的使用范围,也能提高公司档案馆的“可视度”,从而告诉大家,创新的故事都是基于真实的档案内容创作的,同时扩大公司档案品牌的知名度并带来可观收益。

    启示和思考

    20世纪90年代,美国著名时尚杂志《Vogue》刊登过一张很有名的封面,是著名无需充值注册就送68元师彼得·林德伯格在纽约街道上为当时世界5大超模拍摄的黑白照片,标题为《20世纪90年代,接下来会发生什么?》。将该封面图放大后会发现,5个超模都穿着李维斯的“501”牛仔裤,这是公司最经典的服装。这张封面图的整体和局部也隐喻着公司档案馆正在开展的数字档案项目。

    档案数字化项目旨在更好地保存和分享公司历史,与此同时,项目背后的很多细节工作也不容忽视,比如投标选择供应商、控制预算并监督经费的使用情况、确定工作优先顺序、雇佣有相关经验的员工、处理问题等。实践证明,所有的付出都是值得的,李维·施特劳斯公司的数字档案项目是一个成效显著的成功案例。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年6月4日 总第3533期 第三版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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