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档案部门应积极推进OFD应用

作者:王善柏

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-08-27 星期四

    电子文件是国家和社会的重要信息资源,确保电子文件的真实、完整、可用和安全,对促进信息资源开发利用和维护国家安全具有重大战略意义。档案部门保存了大量的电子档案,如何确保这些电子档案的价值实现,是档案工作者需要关注的重点。版式文档是电子档案保存的重要格式,因其版面固化、与设备无关、体积精简等特性一直是电子文件交换和文书类电子档案长期保存的首选格式,被称为数字时代的“数字纸张”。虽然我国2016年就正式发布了自主国家版式文档标准《GB/T 33190—2016电子文件存储与交换格式版式文件》OFD(Open Fixed-layoutDocument),但是该标准的应用情况不容乐观。鉴于版式文档在电子档案工作中的独特作用,档案部门应该坚决大胆地推进该标准获得更加广泛的应用。

    OFD文档是我国根据国内各领域特色需求,在日趋严峻的国际形势下,自主研发制定的版式文件格式标准。习近平总书记早在2016年就提出,“加快推进国产自主可控替代计划,构建安全可控的信息技术体系”。国家各主管部门陆续出台各项政策引导OFD版式文档的推广应用。国家档案局印发的《数字档案室建设评价办法》推荐在电子档案领域应用OFD标准作为归档文件格式。可见,OFD标准的应用推广是大势所趋。

    但不能忽略的是,OFD标准在应用中还存在不少问题。第一,标准应用没有形成规模。近年来《电子文件管理暂行办法》《数字档案室建设指南》《国家电子文件管理“十三五”规划》《党政机关电子公文系列标准规范》等文件陆续推出,鼓励党政机关及重点行业领域使用具有自主产权、安全可控的电子文件管理产品,OFD国家标准试点工作也在办公、证照、档案和票据等各领域得到推广。但目前除了税务系统的大面积应用外,其他领域应用都没有形成规模。第二,标准单一,研发厂商较少。目前对OFD的格式研究还更多地停留在格式介绍及其与PDF(20世纪九十年代美国发布的标准)对比方面,对OFD格式本身的技术方案、特性分析及其应用场景研究相对较少。研究及产品主要集中在少数几个厂商,容易形成行业垄断,同时产业基础薄弱,不利于OFD的持续发展。OFD只是一个主标准,标准生态仍需要不断完善补充。第三,更换成本较高。在OFD广泛应用之前,PDF已在包括档案行业在内的诸多领域广泛应用,兼容性好,在使用和沟通上的成本非常低。而OFD的阅读和转换却需要专门的软件支持。据了解,目前某品牌的OFD转换软件一套就需要几十万元。现有厂商产品价格昂贵不利于培育用户和市场。短期来看,出于降低技术风险和成本投入的考虑,档案部门还没有将PDF彻底更换成OFD的强烈意愿。第四,宣传力度和试点推广有待加强。OFD现在主要是在政府机关使用,还需要加强宣传推广,在全社会范围内鼓励使用OFD版式,不断开发新的用户,让越来越多的人了解OFD、使用OFD。目前OFD版式文档的应用试点中,大部分单位只将部分电子文件转换为OFD版式格式,在局部进行应用,影响试点的效果,试点工作的覆盖范围不够。

    总之,OFD版式格式只是一个技术方案,标准制定后的关键是各有关方面要坚定不移地推广应用。

    要加大推广应用力度,做好长期规划。我们要清醒认识到一个标准从制定到成熟推广,需要一个漫长的过程。OFD作为版式文件的后发技术,它的发展取决于实际应用。在档案部门海量数据的验证中,OFD承载的电子文件数量达到一定量级时,这个格式才能不断成熟完善。档案部门要在“十四五”规划中有所体现,做好长期准备,分阶段、坚持不懈地推进OFD应用。

    要鼓励众多国内企业参与研究开发。OFD要形成健康的生态环境,需要更多厂商加大研发力度,允许百家争鸣,才能百花齐放。这就需要国家相关部门出台优惠政策对厂商进行扶持。众多厂商设计出更加好用的产品,同时积极参与标准推广应用,共同构建OFD产业生态。厂商还要加强与行业用户的沟通,了解各行业不同标准,根据用户需求,有针对性地持续更新相关技术。

    要努力培育市场,减低使用成本。新的版式文件的应用范围取决于周边的生态环境。现有主流的操作系统、网页浏览器、编辑软件,支持OFD应用的屈指可数。我们要学习借鉴PDF标准,在公文、档案、工程、印刷等不同行业形成OFD标准体系。打通众多应用系统与OFD的接口,在易用性等多方面达到人们的认可,标准得到广泛应用后,它的应用市场会逐步成熟,使用成本也会相应降低。

    要加大宣传力度和试点范围。现阶段很多用户不了解OFD,没有用户就没有市场。只有加大宣传力度,增加OFD标准曝光度,对社会公众和档案工作者推送该标准,提升OFD的知名度。同时档案部门试点应用中不要割裂OFD使用环节,要在文件收集、鉴定、整理、保管、利用等全生命周期中广泛应用。这样才能在试点中尽早发现问题、及时解决问题,最终完善该标准。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年8月27日 总第3569期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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