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用好“加减乘除”工作法 全面提升小康新成色

——上海市浦东新区档案工作创新服务纪实

作者:黄 煜

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-09-07 星期一

    近年来,围绕“人民城市人民建,人民城市为人民”的新时代人民城市的新使命,上海市浦东新区档案局充分运用档案服务“一网通办”平台和档案大数据信息服务,聚焦档案管理更高效、利用更便捷、服务更精准,进一步畅通办理渠道,努力实现需求智能发现、办事主动提醒、服务精准推送,加快档案工作从“被动等待”向“主动服务”转变,从“能办”向“好办”提升,从多次往返向“一次办结”进阶,多措并举提升档案精细精准管理服务水平,让浦东的小康生活内涵更加丰富。

主动服务“加法”做足,提升档案服务的“幸福”指数

    今年以来,受新冠肺炎疫情影响,浦东重大工程建设单位面临着既要抓工程进度又要抓工程资料管理的严峻难题。随着市、区两级重大工程的全面复工,重大工程迎来了建设高峰,新区档案局得知这一情况后,要求建设工程项目档案业务指导“店小二”团队从建设单位实际出发,主动出击、现场对接、靠前服务,全方位地服务建设单位。

    全球英雄联盟电竞迷都在热切期盼的S10全球总决赛今年将在上海浦东足球场进行。在建的上海浦东足球场工程由于疫情影响建设进度有所拖延,复工复产以后,项目主体建设进入最后的冲刺阶段。项目已完工的建设桩基、围护、主体钢结构等专业部分形成的资料较多,归档难度较大。接到该建设单位的指导请求后,新区档案局的“店小二”们立刻行动,采用节点指导的方法,通过上门现场指导、在线技术服务等方式,帮助该单位进行建设项目档案预立卷工作。“店小二”们没日没夜奋战两个多月,实地了解各个项目复工复产情况与资料收集和整理情况,针对综合竣工验收政策、竣工档案验收标准、规范与质量要求进行了现场培训。同时,对采用BIM、装配式建筑等新技术形成的资料归档方式进行了交底。这一方法为重大工程进行竣工档案限时承诺办理创造了有利条件。此外,“店小二”们的身影还频繁出现在上海图书馆东馆、上海博物馆东馆、二工大教学城、浦东城市规划公共艺术馆等新区重大工程项目建设工地现场,努力做好重大工程竣工档案验收,做到城建档案指导服务的无缝对接。

    自疫情发生以来,新区档案局、档案馆高度重视疫情防控文件材料收集归档工作,对全区疫情防控档案工作采取分级分类指导方式。针对疫情防控重点单位,如区卫健委、疫情防控指挥部、疾控中心等,安排专人一对一服务,确保疫情防控工作与档案工作同推进。复工复产后,新区档案局在保持前期电话、微信、视频会议等线上指导方式的同时,根据各单位实际需求,在做好防护的同时恢复实地指导和培训等工作,帮助各单位提高对疫情防控档案工作的重视程度,指导工作人员做好相关工作。截至目前,新区档案局已完成各单位实地指导50余人次,线上指导200多次。同时,针对疫情防控工作领导小组等临时性机构的特殊性,谨防机构撤销导致档案遗失等问题,新区档案局积极开展对接工作,派员进驻开展档案材料收集并协助完成建档工作,确保疫情防控档案能够得到及时收集整理和移交。

优化流程的“减法”做实,提升群众利用档案的“便利”指数

    近年来,新区档案馆下足“绣花”功夫剪去档案服务的“枝丫”环节,不断提高群众和企业的办事效率和便利程度。新区档案馆在遵循法律政策规定的前提下,针对不同用户的群体需求,为自己找“麻烦”,让群众得方便,让数据多跑腿,让群众得实惠,不断优化简化手续,提升了档案利用服务效率。

    “加装电梯的事真是柳暗花明又一村啊!”前不久,金枫公寓业委会的代表在新区档案馆拿到全套盖有公章的档案证明材料后高兴地说。原来,这个建于2004年的小区居民老龄化程度较高,但小区没有安装电梯,给居民生活造成了不便,业主们本想早日开工加装电梯,不料本应由物业公司保存的小区建筑相关材料却丢失了。业委会得知档案馆可以查阅利用相关材料,但需要提供立项的相关证明文件。面对忐忑不安的业主代表,新区档案馆工作人员热情地接待了他们。为把“最多跑一次”落到实处,新区档案馆简化了查档流程,在没有相关证明文件的情况下,通过业主代表们提供的街道出具的情况说明,顺利为他们查阅利用了小区的竣工档案。

    众所周知,工商注册时需要查房屋用途性质,根据规定,只有房东本人才能在档案馆查阅相关文件。为优化营商环境,新区档案馆与相关部门沟通协调,将流程简化为凭借租赁合同即可查阅利用房屋用途性质,这一小小的改动大大增加了商户的获得感,纷纷称赞档案馆为了让百姓少跑路,在简化流程上费了不少“脑筋”。

科技赋能的“乘法”做亮,让人民感受档案业务也很“潮”

    近年来,浦东新区践行“以人民为中心”的发展思想,着力在“政务侧”做优“一网通办”,推进治理体系和治理能力现代化,着力打造“放管服”改革的浦东样本。

    新区档案局始终坚持群众利益无小事,一切档案业务建设、系统开发必须以群众需求为导向、以解决问题为导向、以实用管用为导向,让企业和群众少跑腿、好办事、不添堵。为此,新区档案局以智能化为突破口,全力打造“看的懂、易上手、办得快”的档案在线政务服务产品,把档案要素和信息资源整合到“一网通办”“一网统管”两张“网”上,推动档案数据智慧共享,充分为社会所用,为浦东精细治理、精准服务提供支撑。

    新区档案局与新区行政审批局共同研究以“一业一证”审批改革为突破口,进一步推动在线政务服务电子文件在线归档管理工作,并按照在线政务服务“事毕归档”的总体思路进行设计开发,确保每个环节档案审核到位,整个过程可回溯、可追责。经过3个多月的工作调研和系统研发,电子文件在线归档系统已实现了电子文件从业务办理到归档入库的全流程贯通,初步实现了电子文件的闭环管理。该项工作的开展和在线政务服务电子文件即时归档,对于实现真正意义上的电子档案单套制管理具有“破冰”意义。

    由新区档案局承担研发的《“一网通办”环境下建设项目(工程)文件归档范围及表式应用研究》课题项目第一次针对当前建设工程(项目)竣工档案中普遍存在的项目资料“国地标混用、形式不统一、内容不一致、更新不及时、应用不规范”等堵点,提出系统性的完善建议,制定统一的管理标准。课题成果已在上海浦东工程建设管理有限公司、上海四建集团等多家单位进行试点应用。工程资料归档范围“轻量化”、工程资料表式应用“格式化”、档案资料归集“智能化”为“一网通办”平台资源共享奠定了数据基础。

    此外,近年来,新区档案馆积极落实“数字化审图”“电子化发证”“声像档案数字化接收”3项“新政”,搭上了“互联网+”的“快车道”,在实践中进一步节省了办事成本和档案库房资源、提高了办事效率和项目档案进馆质量,为上海市综合竣工验收改革作出了档案部门的贡献。新区档案馆坚持以减轻基层负担、提升验收效率为原则,探索新的归档模式。老虎机手机验证领28彩金船级社上海分社承建的上海规范科研综合楼项目申请到了第一份新区档案馆发放的“电子化证书”;上海市配套商品房航头镇新选址基地5号地块H-4商业项目成为浦东新区首个完成声像档案数字化接收进馆的项目。新区档案馆及时关注上述项目的报建,多次主动联系、上门指导、全程跟踪,获得了建设单位的高度评价。

问题短板的“除法”做好,凸显档案服务“硬”实力

    在参与基层社会治理过程中,新区档案局通过深化、细化项目档案验收“放管服”改革举措,进一步健全服务机制,努力提升建设单位对浦东营商环境的认可度和满意度。同时,通过与多个部门通力合作,围绕群众反映的难点堵点问题持续发力,了解群众需求、解决民生问题,不断增强群众在基层社会治理中的参与感。

    在确保建设工程项目竣工档案可控可收的前提下,新区档案局细化工作方案,周密部署,积极落实“限时承诺、容缺受理”制度,对项目竣工档案可承诺容缺的范围进行了多次论证,并在具体实施中逐步放开。从最初只对甲方(建设单位)容缺,到现在对进馆档案及相关专业部门验收备案文件也可承诺容缺,保证了进馆档案在质量上的齐全、完整、准确,为项目竣工档案顺利接收进馆提供了有力保障。据统计,截至2020年5月底,在通过竣工档案验收的278个项目中,有53个项目采取了限时承诺并进行了容缺受理。其中,36个项目已履行承诺完成档案移交手续,占承诺项目的68%,其余17个项目目前尚未超过“承诺期”,预计将按时完成验收工作。“限时承诺,容缺受理”工作机制减轻了进馆单位的负担,搭建了一条“流程最优、期限最短、服务最好”的竣工档案接收进馆“快车道”。

    在探索建立新制度之外,新区档案馆还积极开创“馆室联动”的查档新模式。居民死亡医学证明档案是群众经常查阅的一类民生档案。此前,因其形成和保管的主体为区疾控中心,不能及时满足群众的查阅需求。为此,新区档案馆成功开创了民生档案利用“馆室联动”的查档模式,将数字化的居民死亡医学证明档案数据成功挂接至新区档案馆查阅利用系统,查档群众在档案馆窗口便可直接享受到出证利用服务。为满足群众查阅实体档案的需求,新区档案馆与新区疾控中心档案室建立了联动协作机制,通过传真等方式保障群众查阅利用顺畅。新区档案馆本着“群众利益无小事”的原则,通过不懈努力,化解了多个难题并为群众提供了较好的解决方案,提升了民生档案查阅利用服务质量。

    即将到来的“十四五”时期,正是档案事业高质量发展的关键时期。上海市浦东新区将着力提升档案事业发展质量,准确把握档案事业转型发展方向,推动档案服务与“互联网+”深度融合,打造档案信息整合、资源共建共享的信息总库,扩大电子档案“单套制”管理模式的覆盖范围,切实做到“民有所呼、我有所应,民有所需、我有所为”,将“档案服务”这一城市治理中的节点端点打造成为城市生命网中的亮点特点。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年9月7日 总第3574期 第一版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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