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从“纸上成都”到“数字成都”

——成都市档案馆创建全国示范数字档案馆纪实

作者:鲁永兵

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2020-10-13 星期二

    “80多年前的档案资料还能如此快速地查到,真是太不可思议了!”成都市中西医结合医院的邓医生最近在编写该院的院史,当他来到成都市档案馆查到许多珍贵史料时兴奋地说道。和邓医生有着同样感受的还有市民刘先生,“我是一名退伍军人,转业后在原单位的个人资料查不到了,抱着试一试的心态来到档案馆,没想到很快就查到了我的资料。”

    近年来,成都市档案馆紧跟时代、积极探索、主动作为,积极履行为党管档、为国守史、为民服务的职责使命,以创建全国示范数字档案馆为中心,通过全范围完善基础设施、全流程优化系统功能、全领域丰富数字资源、全过程保障安全运行、全方位提升服务能力,着力提升信息化建设水平。2019年10月16日,成都市档案馆顺利通过国家档案局组织的全国示范数字档案馆专家组测试。2019年11月,国家档案局正式批准成都市档案馆为全国示范数字档案馆,成为四川省首个、中西部副省级城市第一家全国示范数字档案馆,成都档案正式步入数字时代。

找准定位促发展,实现从人工管理向信息化管理的转变

    成都市档案馆采用知识数据管理、多媒体数据检索访问、海量数据存储、数字资源长期保存等先进技术,实现了数字档案收、管、用的全生命周期信息化管理。全馆目录数据达811万余条,数字化率为100%;全文数据563万条,数字化率为72.6%。市档案馆具备多媒体等各类数字档案接收功能,实现了纸质档案和电子档案同步进馆。馆藏档案实现了智能管理、精确定位、动态追踪,相比人工管理同比调卷时间下降90%。

    近年来,利用数字档案馆系统辅助编研,市档案馆先后举办“成都故事”“天府文脉·家风传颂”等6个档案展览;编研《新意成都——“档”不住的创新》等8部作品;形成科研成果多篇,《基于成都市城市轨道交通工程三种建管模式下项目档案管控的研究与运用》获国家档案局2019年优秀科技成果三等奖,10余篇学术论文在“2019年全国青年档案工作者学术注册送28元满100提现”“第二届老虎机手机验证领28彩金电子档案管理学术注册送28元满100提现”获奖。同时,市档案馆融合信息技术和馆藏资源,线上线下打造档案品牌,首创档案文化品牌“读档时光”“守护蓉档”“家在成都·档案故事”等,积极传播天府文化,提升成都在海内外的关注度和美誉度。

为民服务求实效,实现从信息孤岛到区域共享的转变

    为民服务始终是成都档案人奋力拼搏的出发点和落脚点。成都市通过数字档案馆实现了馆际共享、区域共享和跨省查档,极大地提升了档案服务民生能力。同时,积极打造“大成都”档案资源共享平台,已实现100多万条婚姻、社保、知青、退役军人等重点民生档案信息数据共享。使用数字档案馆系统查阅人次逐年递增,2017年14万人次,2018年15万人次,2019年16万人次,真正实现了“让数据多跑路,让群众少跑腿”,增强了人民群众的获得感和幸福感,群众查档满意度达95%以上。

    此外,市档案馆积极拓宽与省内地市州综合档案馆合作,推进干支协同发展,与资阳市、眉山市、德阳市档案馆签订资源共享合作协议。不断完善远程查询机制,首次举办中西部城市档案馆合作交流活动,与武汉、西安等10个中西部省会城市档案馆签订合作交流倡议书。与沈阳、广州、深圳等19个省外城市实现跨馆查档,成为中西部地区省际异地查档数量最多、覆盖面最广的综合档案馆。

档案安全实现从事后处置向智慧预警转变

    档案安全是档案工作的底线,直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。成都市档案馆始终将档案实体安全、信息安全、舆情安全风险防范贯穿工作全过程,不断提升防范化解重大风险的能力。市档案馆建立了10余项涉及安全管理、数字档案资源管理等方面的流程化制度,通过技术手段实现了对供电、消防、温湿度等情况的实时监控和及时预警,有效保障了档案实体和设施设备安全。同时,实现了局域网、政务网和因特网的物理隔离,配备了防火墙、防篡改报警等系统。档案数据按时增量备份、按年全局备份,并定期在厦门市档案馆、沈阳市档案馆异地备份档案数据,确保档案信息安全。

    此外,成都市数字档案系统还实现了自动检索异常操作、智能统计分析信息和智慧预判舆情辅助决策。2019年2月2日,数字档案系统自动提醒近日查询云南支边档案的人数激增。经了解,原来是多数查档者听信传言,认为支边经历可领取补助才导致查档人数激增。系统显示,全市约1.7万人赴云南支边,如谣言继续扩散,极有可能引发大规模群体性事件。成都市档案馆立即将情况上报有关部门,有效遏制了事态蔓延。

打造精品工程,全方位完善基础工作

    成都市档案馆始终以打造全国一流、西部领先的精品工程为建设目标,全系统、全方位完善基础工作。市档案馆中心机房按照《电子信息系统机房设计规范》标准建设,整体采用全金属屏蔽,配备门禁、视频监控和气体灭火设施,实行主备电网双路供电,并配备120千伏安的不间断电源;同时,采用环境集中监控平台,可通过语音、手机短信等各种方式报警,保障了中心机房的安全运行。

    按照垂直万兆、水平千兆、骨干系统全光纤的标准,成都市档案馆搭建了局域网、政务网和因特网3套网络,实现了物理隔离,部署了防火墙、网络安全审计、入侵防御、漏洞扫描等系统,保障了档案信息安全。局域网、政务网配备了14台高性能刀片服务器,采用虚拟化技术,整合工作荷载,实现服务器资源共享,不仅提高了使用效率,还满足了今后一段时间新业务上线的需求。存储系统采用分层存储方式,提升了整套系统的性能及核心数据库的响应速度;2套在线备份设备和1套磁带库离线备份设备能够满足5年以上数据存储需求。同时,市档案馆采用虚拟化平台的“精容数安备份软件+备份服务器+备份磁盘阵列”进行数据保护,不仅能够备份虚拟机,还可以备份物理服务器的应用程序,从而保障整个应用系统的数据安全。此外,124台计算机终端确保了档案业务全部实现计算机办理。

    在档案查询中心和政府公开信息服务中心,市档案馆设有自助查询区,并配备了8台查询终端和2台复印打印一体机,满足了档案利用者的需求。数字化加工现场的50台电脑和3套加工存储服务器均安装了杀毒和防病毒软件,通过技术手段封闭了USB端口及其他非必要端口,防止计算机病毒的传播和数字化信息的非法拷贝;配备了防盗门窗、消防灭火系统、视频监控系统、电磁屏蔽设备等安防设施,监控视频可保留1年以上,确保了档案数字化工作的安全进行。

    成都市档案馆从20世纪90年代便开展馆藏档案著录标引和机读目录录入工作。2008年起,市档案馆每年投入专项资金实施馆藏档案数字化加工项目,截至目前,已建立文件级目录数据库约847万条,全文数据库524万余条,数字化档案约684万件,数字化率达72.6%。此外,成都市档案馆积极与成都市大数据和电子政务管理办公室沟通,依托政务网建设数字档案馆业务平台,实现了一体化协同办公平台与数字档案馆业务平台、数字档案馆集群系统的对接,打通了原生电子档案的接收通道。

对标先进水平,全流程优化系统功能

    数字系统是数字档案馆的核心。因此,成都市档案馆坚持以建设最先进的系统为目标,全流程优化数字档案管理系统,先后5次赴国家档案局,杭州、青岛、济南等市档案馆学习国内先进数字档案系统的建设标准和经验做法,积极参加各种信息技术交流会,始终站在档案管理系统建设的前列。市档案馆对标先进水平,不断完善优化接收、管理、保存、利用等系统功能,建立了目录、全文、照片和多媒体4大核心数据库,实现了档案目录数据、原生电子档案和档案数字化成果的在线和离线接收,以及对数据的4性检测,具备了档案利用登记、审核、审批、检索、阅览、数据输出、过程记录、辅助编研等功能,能够满足局域网、政务网和因特网等环境下的不同利用需求,并可通过日志记录和操作审计功能对用户使用情况进行记录和监管,确保了数据信息的安全使用。

健全管理机制,全过程保障安全运行

    良好的管理机制是数字档案馆运行的有力保障。成都市档案馆始终坚持科学规划、严格管理,强化安全风险防范举措。为保障数字档案馆规范运行,市档案馆建立健全了包括机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字档案资源管理和数字化工作等各项规章制度,确保数字档案馆管理规范,使之运行至今未发生过安全事故。此外,市档案馆与老虎机手机验证领28彩金人民大学联合举办档案业务培训班,赴香港举办智慧城市背景下全生命周期档案管理与数字化技术专题培训班,组织数字档案馆工作人员参加国家、省级档案部门的业务培训,组织专业技术人员赴信息化建设先进档案馆考察学习和交流,拓展思维,开阔眼界,进一步提升数字档案馆业务人员的工作能力和水平。

    下一步,成都市档案馆将坚持问题导向,进一步完善系统功能,加强数字档案资源建设,提高系统应用水平,不断推进档案信息化建设,提升为民服务能力,持续探索“智慧档案”新模式,为推动天府文化走向世界,优化成都国际化营商环境,加快建设全面体现新发展理念的城市贡献档案力量。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2020年10月12日 总第3588期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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