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加强风险控制 提升基建档案数字化水平

作者:闫丽丽

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2021-01-06 星期三

    基建档案记载了工程项目实施过程中的全部信息,各个参建主体的职能体现在不同施工阶段,涵盖咨询、建议书、可行性报告、规划、方案设计、招投标文件、环境评价、职业病防护、施工图、竣工图等多种文字和图纸资料,对提升工程项目全过程管理水平至关重要。

    在“互联网+大数据”时代背景下,新修订的《中华人民共和国档案法》中专门增设了第五章“档案信息化建设”。现阶段,基建档案的信息化水平相对滞后于整个社会的信息化水平。要提升基建档案信息化水平,首先要将档案进行数字化,而外包服务不失为一种好方式。那么,基建档案数字化外包服务的重要性以及面临的风险有哪些?有关单位应该如何进行风险控制呢?

基建档案数字化外包服务的重要性

    一是基建档案保护的需要。基建档案实现数字化后,可降低基建档案纸质原件的使用率,从而避免人为原因或其他不确定因素对档案原件的损坏,有效保护基建档案原件。另外,基建档案数字化后的电子文件就是其纸质原件的电子备份,如需要可通过相应的技术手段进行还原处理。

    二是环保的需要。基建档案数字化后,可减少硫酸打印纸、硒鼓、碳粉等耗材的使用量,为节约资源和保护环境尽一份力。

    三是档案信息化建设大背景的要求。对基建档案进行数字化外包服务,可以加速基建档案数字化进程,提高工程项目电子档案的管理水平,有助于档案资源大数据建设。

    四是档案知识管理转型的需要。基建档案的数字化可促进档案管理向知识管理转型,可以将更有价值的信息提供给有关部门和决策者,不仅增强企业的稳定性和竞争力,还能有益于社会。例如,2003年抗击“非典”建造的北京小汤山医院图纸为武汉火神山医院的设计和建设赢得了宝贵时间,充分彰显了“互联网+大数据”时代下基建档案的独特价值。

基建档案数字化外包服务面临的风险

    基建档案数字化外包服务公司种类繁多、良莠不齐,且以营利为目的,如果过多追求利益,会给基建档案数字化工作带来潜在的质量风险。当前市场上,企业规模较小的,欠缺较明确的档案数字化项目工作制度、资质等;企业规模较大的,则委托第三方公司提供数字化外包服务,而第三方公司数字化人员存在档案意识较低、专业技术水平不高等问题。

    档案数字化工作属于劳动密集型,从业人员存在年龄低、学历低、档案意识低、保密意识低、业务水平低、工资低的“六低”情况,加大了基建档案数字化外包中基建档案泄密和实体损坏的风险。

    在基建档案数字化过程中,可能会因加工人员档案保密意识不强、业务不熟练、工作不仔细等问题造成档号、卷册号、案卷号、附图号等著录信息错误,导致存储位置错误、电子档案信息检索不准确等问题,致使机密档案外泄的风险加大。

    此外,基建档案存在较大幅面的附图或者文字,需要采取局部扫描拼图、裁剪后扫描等多种方式进行数字化。如果从业人员业务不娴熟、工作不细心,可能会导致纸质档案卡在扫描仪中、拼图边界遮盖内容、边缘不清晰、裁剪后部分内容丢失无法复原等问题。特别是一些年代久远的基建档案,由于纸张陈旧、破损程度过高,可能会对纸质档案造成毁灭性破坏。

基建档案数字化外包服务风险控制措施

    (一)加大考察承包方能力的力度

    发包方应按照有关要求对承包方进行筛选,掌握其公司背景、股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、资质证书、信用、不良记录、财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、工期控制、风险控制、售后服务等信息。根据《档案服务外包工作规范》,发包方应科学开展档案服务外包工作,监督指导承包方高效开展档案服务管理体系建设、提升服务能力。《档案服务外包工作规范》还涉及第三方和监管方,要求发包方、承包方和地方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。

    (二)确保档案信息安全保密

    安全是档案工作的生命线,要坚持底线思维,从总体国家安全观角度抓好安全管理,确保档案安全万无一失。

    一要签订相关协议。发包方与承包方应签订保密协议,数字化加工人员应与承包方签订保密协议。发包方应要求承包方填写员工备案表(包括离职员工),并永久保存。在新冠肺炎疫情常态化防控阶段,生命安全和档案安全都不容忽视,档案数字化外包工作也要始终保持强烈的忧患意识。发包方应精准掌握承包方入场人员的体温等身体状况,以及是否出入疫情高危区域等,在保证生命安全的同时有序开展数字化加工工作。

    二要采用加密软件。一方面,可利用技术手段和物理装置封闭计算机、扫描仪等基建档案数字化加工设备的输出端口。另一方面,还可在加工设备上安装加密软件,对输出的电子文件进行加密处理,做好基建档案数字化安全管理工作。

    三要采用新型存储方式——云存储。基建档案存储所占空间过大,光盘、U盘、移动硬盘等存储设备难以满足日益增长的容量需求。通过云存储,不用携带实体存储设备,有效防止数据丢失,且数据访问更加便捷。云存储的保密性较高,可通过设置用户访问权限对存储数据进行分级管理,防止信息泄露,且在电子档案资源共享时,可降低网络病毒传播风险,保障档案信息安全。

    (三)加大基建档案实体保护力度

    为降低基建档案数字化外包风险,外包公司要把从业人员培训作为重点工作之一。外包公司应配备档案或相关专业的从业人员;上岗前要对从业人员进行集中培训;针对档案的复原、修裱、拼图、切割等技术,应进行系统培训;定期对从业人员进行普法教育,如档案法、保密法等;发包方应定期对承包方从业人员进行培训,互相交流分享经验,模拟档案原件损坏等突发情况并进行妥善处理;承包方应根据实际情况,制定相应的档案数字化方案,以达到保护档案实体的目的。

    (四)加大数字化外包服务监管力度

    要严控数字化外包服务场所。发包方应在办公区域内选择独立的数字化外包服务场所,并配置全方位的视频监控系统,严格监控数字化加工场所的出入口、档案存放区、工作区、信息存储区等重点部位。发包方应定期对视频进行回放检查,且视频监控数据的保存期限不少于6个月。

    要严控数字化外包服务全过程。发包方应对承包方的档案数字化加工服务工作进行全过程、全方位监管。对基建档案的敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性进行检查并形成清单,根据实际情况,按计划进行分批出入库工作。发包方应与承包方办理档案交接手续,交接清单应一式两份。

    此外,承包方应安排专人负责管理正在进行数字化加工的档案,每天入库(柜),不得在加工区域留存过夜;如发生档案损毁、丢失或泄密等重大事故,发包方应及时采取补救措施并向有关部门报备。

    (五)加强沟通,助力共赢

    发包方应与承包方积极沟通,在互相融合中实现共赢。发包方应综合考察承包方的能力,不能为了节约资金而大幅降低数字化成本,从而影响基建档案数字化外包服务的质量。承包方应放眼长远利益,不能为了眼前利益肆意压缩基建档案数字化加工服务的资金,例如对加工设备的投入及从业人员工资等,以免影响基建档案数字化外包加工服务的质量,这也不利于企业的长远发展。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2021年1月4日 总第3624期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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