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浅谈《录音录像档案管理规范》的意义

作者:李 琛

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2021-01-12 星期二

    近年来,随着录音录像设备在政务管理工作中的广泛应用,各单位形成的录音录像文件日益增多,其中记录重要工作活动、重要会议、重点工程、重大事件,反映地理面貌、城乡变化等内容的音视频文件以及执法司法活动中形成的影像等都具有重要的现实意义及长远意义。如何对它们进行有效管理并充分利用,一直是档案部门思考的问题。2019年12月,国家档案局发布了《录音录像档案管理规范》(以下简称《规范》),明确了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求,为各单位开展录音录像档案管理提供了规范化标准。现结合北京市朝阳区录音录像档案工作实际,浅谈《规范》出台的现实意义。

    一是为录音录像档案移交提供了依据。近年来,随着档案宣传、档案监督指导、档案执法等工作的开展,全社会档案意识大幅提升,各单位不断提高档案工作规范化水平,但从全区立档单位每年进馆的录音录像档案情况来看,各部门对档案资料的重视更多聚焦于文书档案、会计档案等纸质档案,对录音录像、图片、实物档案等的管理较为滞后。目前,区档案馆馆藏录音录像档案多为面向社会征集,各立档单位移交录音录像档案的主动意识和积极性不高,移交的录音录像档案数量相对较少。而录音录像档案管理部门很难保证对其进行专业化保管,容易造成录音录像档案的损坏或遗失,对日后利用产生不利影响。

    《规范》对录音录像文件归档和移交时间提出明确要求,“自录音录像文件形成起3个月内向档案部门提交归档,最迟不能超过录音录像文件形成后的次年6月”“属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案,应依法按期向同级国家综合档案馆移交。符合移交进馆要求的录音录像电子档案自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交”。《规范》明确:“录音录像档案收集范围为记录本单位主要职能和基本历史面貌的,具有保存价值的录音录像文件,包括工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等;主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动;上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动;组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等。记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。其他具有保存价值的录音录像文件。”这些规定为各单位录音录像文件移交和归档工作提供了依据。

    二是为录音录像档案质量提供参考标准。除解决归不归的问题外,《规范》还从收集、整理、保管等多个角度提出了录音录像文件归档标准,确保录音录像档案移交质量,避免因档案自身质量问题影响后续利用或浪费存储空间。

    《规范》明确,录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰;在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上,应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后再归档;应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换,形成数字副本;应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。

    《规范》指出,应以件为管理单位整理录音录像电子文件,整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系;归档程序要严格按照清点核实(保证数据准确性)、鉴定检测(保证载体安全性)、登记挂接(保证数据一致性、标识唯一性)的要求进行。

    针对录音录像档案原始载体、离线备份载体的特殊性,如录音带、录像带、光盘、硬盘具有磁性、易划擦、损坏不易修复等特点,《规范》明确,对录音录像档案应作防写处理,避免擦、划、触摸记录图层;应装盒,竖立存放,避免挤压;应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

    三是为档案馆(室)完善录音录像档案管理提供思路。针对录音录像档案,我国已有《录音录像档案数字化规范》和《录音录像类电子档案元数据方案》两个行业标准,《规范》的发布进一步健全完善了录音录像档案管理体系,细化了对录音录像电子档案的管理要求,为各档案馆(室)开展好录音录像档案管理工作奠定了坚实基础。

    在实际工作中,各级档案主管部门要根据《规范》不断完善各自录音录像档案管理工作,制定或更新录音录像档案管理制度,建立录音录像档案管理台账,出台录音录像档案管理工作流程,及时更新维护设备硬件,提高录音录像档案管理人员专业素养,开展录音录像档案课题研讨,不断提高档案馆(室)藏录音录像档案管理质量。

    此外,各级档案主管部门还要通过开展培训、举办专题会议等形式向立档单位宣传录音录像档案的重要作用和保存价值,提升各单位对录音录像档案重要性的认识;开展录音录像档案管理教学,指导各录音录像文件形成部门按要求做好录音录像文件的收集、整理、著录和归档工作,并做好后续的保管、利用、统计等相关工作,推动实现录音录像档案的科学规范管理,确保录音录像档案在政务管理工作中发挥重要作用。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2021年1月11日 总第3627期 第三版

 
 
责任编辑:张雪
 
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