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以数字化改革撬动资源集成 推动档案资政惠民再升级

浙江省温州市龙湾区档案馆开展查档利用工作纪实

作者:林元佳 方 强

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2021-04-06 星期二

    近年来,浙江省温州市龙湾区档案馆积极主动融入省、市档案数字化改革工作中,不断加强与区大数据中心等电子政务主管部门的合作,创新升级虚拟档案室系统,推出民生查档“零距离”、机关查档“线上通”等服务,不断推动档案工作实现整体智治。

数字赋能民生查档“零距离”

    以馆藏民生档案资源数字化为基础,依托温州市“瓯e办”便民自助服务终端,区档案馆专门打造了远程自助查档出证系统,实现“就地查询、跨馆出证、全市通办”。作为温州家门口的政务服务“便利店”,目前,“瓯e办”便民自助服务终端已经覆盖全市。区档案馆将婚姻、出生证明、低保、再生育、房产、社保、学籍等9大类重要民生档案与个人信息精准捆绑,增录身份证号码,以极低的“接口”成本开发了身份验证、档案检索、打印出证等功能,与“瓯e办”便民自助服务终端实现“无缝对接”,推动重要民生档案资源在全市实现共享。

    在使用远程自助查档出证系统过程中,通过身份证和人脸识别验证后,查档群众便可将身份证号码作为检索关键字,获取民生档案信息。如果没有出现查询结果,查档群众可拨打查档热线联系区档案馆工作人员补录或更新档案信息。同时,系统后台提供查询、修改、统计等功能,可按档案类型、查档日期、查询结果等进行分类组合统计,进一步提高了民生查档的精准性。

    以前,档案打印件只能在区档案查询窗口盖章出证,现在通过“瓯e办”便民自助服务终端,系统后台会自动生成电子印章、系统水印,电子印章(“温州市龙湾区档案馆查档专用章”)由国家电子政务外网浙江省电子认证注册服务中心发放,24小时随时自动查档出证,实现了自助查档的全流程审批和即时秒办,保证了档案证明的合法性与真实性。该系统上线以来,民生查档线上办件量达2997件、出证2164件。

数字赋能机关查档“线上通”

    近年来,区档案馆积极作为,开通机关单位查档“线上直通车”,创新“在线申请+自动调档”模式,推动全区各机关单位共享档案数字资源,推动机关内部“最多跑一次”“一件事”集成改革迭代升级、延伸扩面。区档案馆坚持以数字档案室创建、电子化归档、电子档案接收、登记备份等工作为抓手,每年定期对各街道、各部门传统载体档案进行数字化,完成各单位社保、房产、环保、工伤鉴定等41个门类2.1TB(太字节)电子档案备份工作。在此基础上,区档案馆再通过虚拟档案室向各档案形成单位进行匹配推送,有效降低了全区的档案管理成本。目前,已累计推送数字档案17.35万余卷117.65万余件。

    针对各单位线上只能查询本单位档案的问题,区档案馆创新升级了虚拟档案室系统,进一步完善电子化归档、智能库房、协同查档、智慧编研等功能,通过在虚拟档案室系统各单位账号下新增跨部门查档登记功能模块,实现机关跨部门线上协同查档,打通机关档案数据共享“最后一公里”。

    区档案馆还完善了党政机关档案数据共建共享机制,借助虚拟档案室系统,各机关单位登录账号后,便可查询本单位档案,也可在跨部门查档登记功能模块中实现机关单位间互相查档,实现机关单位查档“跑零次”。截至目前,各单位利用“机关查档直通车”线上查档1523次。

数字赋能村档利用“便民化”

    区档案馆坚持定期对全区52个行政村开展各门类文件材料收集整理工作,推动村级档案规范保管、安全备份和便民利用。建立健全村级档案规范化管理机制,指导设立村级档案室,加强村级档案管理,确保村级档案管理有人员、有制度、有场地。定期开展全区村级档案管理培训,制定村级档案业务操作规范,夯实村级档案工作标准化建设基础。持续开展“村档街管区备”工作,对各行政村文书、科技、业务、会计等档案进行集中规范化管理,将传统载体档案统一移交到街道档案室保管,电子档案在区档案馆、街道、村居实行三级备份,从根本上解决了村级档案管理不规范、散乱、易丢失损毁等问题。目前,村级档案区级备份数字化副本达750GB(吉字节)。

    此外,区档案馆不断和有关部门加强沟通,争取经费支持,配齐配全相关基础设施设备,在街道、各行政村便民服务中心搭建龙湾区分布式档案管理系统,查档群众在家门口就可查阅本村档案。搭建龙湾区村档街管统一档案管理平台,推动实现档案信息共享,为村档街管、村档村查等工作提供有力支持。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2021年4月1日 总第3659期 第三版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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