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“五争共建”高质量推进数字档案馆建设

——宁波市数字档案馆建设综述

作者:詹 锐

来源:老虎机手机验证领28彩金档案报

2021-04-08 星期四

    基础设施完备、系统建设规范、整体水平先进,构建了局域网馆藏基础平台、政务网数据接收和共享平台、因特网公众服务平台,建成了档案馆环境监控管理系统,建立了较为完备的数字档案资源体系,启动了“最多跑一次”行政审批事项电子文件归档工作,实现了档案资源数字化、管理规范化、利用便捷化……这是“全国示范数字档案馆”——宁波市档案馆数字档案馆建设的突出成果。

    近年来,宁波市委、市政府高度重视数字档案馆建设工作,市委办、市政府办出台文件明确要求“推进数字档案馆创建”“建设智慧档案”,《宁波市政府信息资源共享管理办法》《宁波市委、市政府关于建设智慧城市的决定》等文件的出台为推进数字档案馆建设提供了依据和保障。2006年,数字档案馆项目作为宁波市6个政务系统之一进行重点建设;2018年,宁波市电子文件管理统一平台与数字档案馆升级改造项目纳入政府数字化转型试点示范项目,投资900多万元;2018年12月,宁波市数字档案馆通过“全国示范数字档案馆”测试。

    在国家级数字档案馆创建过程中,宁波市档案局馆成立了创建工作领导小组和5个工作组,班子成员分工负责,干部职工全员参与,在国家档案局和浙江省档案局的大力指导下,深入调研把脉、制定工作方案,严格对照标准、编制任务清单,强化工作落实、开展销号对账,全面推进数字档案馆建设。2016年,创建全国示范数字档案馆工作被列入全市档案事业发展“十三五”规划;2017年年底,数字档案馆系统测试被列为2018年度核心任务加以推进。

推进设施争先 建强平台硬实力

    宁波市档案局馆根据数字档案馆网络架构、技术路线与设施配置要求,按照经济合理、安全高效、适度超前的原则,对信息化场所与设施设备进行全面升级改造,为满足数字档案馆各项功能需求夯实了基础。在基础设施方面,对中心机房进行升级改造,安装了先进的门禁系统、视频监控系统、洁净气体灭火系统等,配备了各类服务器31台、核心交换机5台、光纤交换机2台及磁带库3台,设立了专用数字化加工室和多媒体采编工作室。此外,档案查阅大厅设有电脑自助查档区,馆内配备计算机109台,有效满足了数字档案接收、管理、利用的需要。

    同时,宁波市档案局馆注重强化安全设施,强化网络平台安全设施建设,配备有防火墙、漏洞扫描、入侵检测、日志审计和准入控制、网页防篡改等安全设备,7种安全“武器”确保档案网络信息安全;采用不间断电源供电,机房断电仍可使用240分钟以上;数据库服务器、重要应用服务器及核心交换机等关键计算机网络设备均实现热备或冗余;精密空调设备采取“一用一备”冗余配置。同时,加强机房安全环境运维管理,建立可视化、多维度的机房动态环境监测系统,具有对机房供电、温湿度、视频监控等远程实时监测、超标报警等功能,提高了安全可靠性。

    此外,宁波市档案局馆合理布局网络架构,满足档案管理利用各项功能需求与安全保密要求。局域网通过独立的以太网交换机搭建,与因特网、政务网完全物理隔离,配备档案资源采集系统、馆藏资源保管系统、馆藏资源利用系统和电子档案长期保存系统;政务网的业务系统接入政务云平台,建有预归档系统、虚拟档案室系统、电子档案移交接收系统和政务网管理利用系统;在政务网搭建VPN专网,建有全市档案目录中心与“异地查档、跨馆服务”系统,数据加密传输;在互联网建立宁波档案门户网站,提供互联网档案政务服务。

推进系统争优 升级应用多功能

    宁波市档案局馆加强信息化整体规划与电子政务融合,对原有系统进行全新升级,推进建设一套高安全、高性能、高可靠、易扩展的数字档案馆系统。创新建设基于政务云的“预归档系统”作为数字档案馆与电子政务各系统的“中间库”,实现各类新型电子资源的前置管理与有效处置,电子文件材料通过虚拟档案室系统和电子档案移交接收系统实现归档和进馆,馆藏资源管理系统可实现脱机方式的档案接收;全新升级电子档案长期保存系统,建成涵盖所有数字档案、应用长期保存和安全策略的资源总库;进一步完善数据组织与分级分类管理,规范了四性检测、整理编辑、数据管理等流程与功能;在局域网建立电子阅览室系统,在政务网建立档案利用平台与“异地查档、跨馆服务”系统,在因特网应用宁波档案门户网站与微信公众号等提供档案利用,实现了档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流等功能。

    此外,宁波市档案局馆开发了馆藏资源管理系统,利用智能化、可视化技术,不断优化档案保管、开放鉴定、编研开发、统计分析等辅助管理。该系统具备库房动态环境监测与智能管理、档案保管状况监测、档案存放位置指示、辅助调卷、出入库记录管理等功能,能够进行待鉴定档案到期提醒、任务统计与分发、网上鉴定审批、敏感词辅助鉴定提示、鉴定表单管理等,并支持各类型档案跨库检索、自动汇集数据和再加工整理、编辑发布管理编研计划、登记编研成果等。市档案局馆还开发了“虚拟档案室系统”,为数字档案室建设提供平台支撑,实现在线监督指导。

    同时,宁波市档案局馆积极融入电子政务建设,充分利用政务云资源,建设“云上档案馆”。目前,市档案局馆已有效开展行政权力数据、网页资源数据等电子政务资源接收,提供开放档案、行政许可档案、政府网页档案和新媒体档案资源共享利用服务;利用政务云资源搭建档案私有云,提供数据存储与政务网利用系统备份等服务,加强应用系统和数据安全;加强档案网站、政务微信等档案互联网窗口建设,依托移动社交平台,开通“宁波档案”微信公众号,实行专业化运维,更好满足群众的“掌上”查档需求。

推进数据争量 构建数字资源库

    宁波市档案局馆以资源为核心,推进“存量数字化、增量电子化”,优化馆藏资源结构,加强数据组织管理,建立数字档案馆资源总库,构建量质并举的数字档案资源库。

    宁波市档案局馆主动融入电子政务建设与“最多跑一次”改革,推进电子档案接收工作,探索建立政府网站网页归档管理平台与工作机制,并重视电子声像等数字资源建设。目前,市档案局馆已建立涵盖全部馆藏文件级目录数据库和多媒体数据库,照片档案、音视频档案已全部进行数字化;建立了涉外婚姻、普查等专题数据库。

    针对收、存、管、用不同业务环境和网络环境,宁波市档案局馆统筹规划资源库、管理库、应用库建设,在局域网构建涵盖所有数字档案的资源总库,落实长期保存和安全保障措施,建成电子档案长期保存库和电子政务与公共数据的管理平台库;在各个网络平台分别设立利用库,实现档案信息资源分层、分级共享,满足各类用户的不同利用需求;规范数字资源管理,严格接收标准、数字化标准、著录标准与管理使用规范,实现档案数据准确可信、安全可控、规范可用。

推进安全争强 织密信息安全网

    宁波市档案局馆坚持档案安全的政治与业务、实体与信息、线上与线下、馆内与馆外、自身与对象“五并重”,构建人防、物防、技防“三位一体”的档案安全体系,提升档案安全管理、风险防范与应急处置能力。

    宁波市档案局馆机房按国家B级标准建设,网络、数字化加工、安全保密等设施条件满足数字档案馆安全防范要求,并不断加强机房安全管理,实施机房出入登记审批制度,落实安全防范措施;加强设备安全管理,建立设备清单,完善固定资产登记与处置工作,定期开展设施检查、维护,规范使用操作;加强数字化加工安全管理,严格数字化加工资质、人员、场所、设施、数据、载体、流程等管理,业主方、加工方与监理方齐抓共管、责任明晰;加强数字资源安全管理,完善鉴定工作,细化资源等级,规范资源接收、检测、整理、管理、存储、备份、利用各环节工作,确保数据准确、完整、安全;加强信息系统安全管理,建立实施档案信息系统安全等级保护制度,落实身份认证、账户管理、权限控制、密钥管理、日志审计等措施,定期组织开展信息系统风险评估与应急演练,提高应急处置与灾难恢复能力;全面落实数字档案馆安全管理职责,定岗、定人、定责,建立实施系统管理员、安全管理员、安全审计员“三员”制度,业务人员全部经过岗位培训,提升安全运维专业化水平;采用数据加密与认证、防火墙与虚拟专网、病毒监测与防护、入侵检测与防御、数据库监控等保障数据安全、系统安全、网络安全。

    近年来,宁波市档案局馆依托专业公司开展机房物理安全评估、信息系统安全评估等,与市保密局合作开展全市档案信息安全保密检查;开展全市档案登记备份应急演练、宁波市数字档案馆数据库恢复测试,并建立档案网络与信息安全信息通报机制。

推进服务争效 提升群众满意率

    宁波市档案局馆坚持服务导向,不断提升档案信息共享度、档案管理智能化和公共服务便捷性,使数字档案馆成为档案管理服务走向开放、走向现代化的“催化剂”。

    宁波市档案局馆对系统进行升级改造,实现数字档案移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、利用、统计等工作全流程管理和实体档案管理的计算机辅助应用。“纸质档案数字化智能质检关键问题研究与解决方案”项目通过国家档案局验收,获省档案局科研成果一等奖;完成政务网平台对接改进,实现政务网数据收集管理和资源共享服务;规范完善网上数据发布审核机制,制订数据上传计划并组织实施。

    为适应电子政务发展新形势与“最多跑一次”改革中心工作新需要,宁波市档案局馆积极探索电子文件单套制管理,建成启用政务网归档模块、预归档系统与电子文件管理统一平台,为政务数据电子化归档提供了技术解决方案,为深化改革提供了档案支持。2018年,市档案局被国家档案局确定为网站网页归档试点单位。《网站网页电子文件归档与管理规范》通过地方标准立项审批和国家档案局验收,为电子文件管理制度创新提供了宁波经验。

    在确保信息安全的前提下,宁波市档案局馆应用数字档案馆系统,“多”“快”“好”“优”提升档案公共服务水平。多平台、多渠道提供档案查阅、咨询等各类服务,打造线上线下服务体系。经过系统升级改造,档案信息检索响应时间明显加快,利用更加高效便利。此外,市档案局馆通过数字档案馆系统各利用平台与浙江政务服务网、浙江档案服务网等平台综合应用,积极推进档案利用“网上办”“全城通办”“异地协办”,努力实现“让数据多跑路、群众少跑腿”。

    原载于《老虎机手机验证领28彩金档案报》2021年4月8日 总第3662期 第一版

 
 
责任编辑:杨太阳
 
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